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大会期间，亚冬会组委会将组织召开多场代表团一对一会议，设立媒体运行、票务、礼宾、国际政要、医疗服务等14个业务领域咨询台，精准了解各代表团需求，听取各代表团宝贵建议，畅通与各代表团之间的沟通渠道。另外，各代表团还将实地考察市区冰上项目竞赛场馆、亚布力雪上项目竞赛场馆、运动员村、雪上颁奖广场，全面了解各场馆设施配套及场地条件。此外，参会代表团还将参观游览冰雪大世界梦幻冰雪馆，近距离体验“奥运冠军之城”“双亚冬之城”的冰雪文化底蕴。

现场，组委会向各参赛奥委会介绍赛事最新筹办进展，业务领域围绕竞赛服务与竞赛场馆、运动员村、反兴奋剂、亚奥理事会大家庭服务、注册制证、收费卡、餐饮住宿抵离服务等17个方面问题进行详细介绍，并对代表团提出的疑问进行释惑解疑。日本爱知-名古屋亚运会组委会、沙特特洛耶拿亚冬会组委会代表观摩了本次会议。

江都区奥博体育用品厂9月23日上午，2025年第九届亚洲冬季运动会代表团团长大会在哈尔滨开幕，来自亚洲32个国家/地区奥委会代表团团长及代表参会。